Las organizaciones de la sociedad civil que deseen registrarse en la OEA y así participar en sus actividades, deben seguir las “Directrices para la Participación de Organizaciones de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA” que para tal efecto fueron aprobadas por el Consejo Permanente de la Organización mediante resolución CP/RES. 759. Las organizaciones deberán dirigir una comunicación a la Secretaría General presentando la solicitud correspondiente. Esta deberá ser enviada a:

Secretario General
Organización de Estados Americanos
MNB – 20
17^th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington D.C. 20006
EEUU

La Secretaría General espera recibir la siguiente información junto con la solicitud de todas las organizaciones de la sociedad civil que deseen registrarse ante la OEA:

1. Nombre o razón social, dirección y fecha de la constitución de la organización y los nombres de sus miembros directivos y de su(s) representante(s) legal(es).

2. Areas de trabajo principal y su relación con las actividades de los órganos, organismos o entidades de la OEA en las que desea participar.

3. Razones por las que considera que los aportes que se propone realizar en las actividades de la OEA pueden ser de interés para ésta.

4. Identificación de las áreas de trabajo de la OEA en las cuales se compromete a apoyar las labores que se realicen o a formular recomendaciones sobre la mejor manera de alcanzar los objetivos que persigue la OEA.

5. La solicitud deberá ir acompañada de los siguientes documentos:

• Acta constitutiva

• Estatutos

• Informe anual más reciente

• Declaración de la misión institucional

• Estados financieros correspondientes al año anterior a la presentación de la solicitud que incluyan sus fuentes de financiamiento (públicas y privadas). Deberá incluir una lista de las fuentes de financiamiento y las contribuciones recibidas, incluyendo, de manera particular, las provenientes de fuentes gubernamentales. Aquellas organizaciones cuya base de sustento no proviene de sus miembros también deberán suministrar una lista de sus fuentes de financiamiento y de cualquier donación que reciban, en particular, los recursos de origen gubernamental.

Luego de recibida la solicitud, ésta será revisada por la Secretaría de Cumbres de las Américas quien verificará los documentos adjuntos a ella, y los requerimientos necesarios para validar tal aplicación. 

La Secretaría de Cumbres de las Américas remitirá los documentos pertinentes a la Comisión de Gestión de Cumbres Interamericanas y Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA (CISC) del Consejo Permanente. Este órgano se encargará de verificar la información contenida en la aplicación y que sea conforme con las Directrices establecidas por el Consejo Permanente. Terminado este proceso, la CISC podrá solicitar información adicional a las organizaciones de la sociedad civil. Únicamente serán analizadas las solicitudes cuya información esté completa.

Finalmente las recomendaciones y conclusiones de la CISC serán presentadas ante el Consejo Permanente para que este cuerpo pueda tomar una decisión sobre el registro de la organización. De tal manera, el Consejo Permanente se reserva el derecho de diseminar los documentos presentados por la institución candidata y no podrá asegurar la confidencialidad de los mismos.  En el caso que el Consejo Permanente decida aceptar la solicitud de registro de la organización, este órgano se encargará de informarle a la Organización sobre su aceptación e inmediatamente procederá a incluirla en el Registro de Organizaciones de la Sociedad Civil.

La Comisión de Gestión de Cumbres Interamericanas y Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA (CISC) del Consejo Permanente busca las siguientes características en las organizaciones de la sociedad civil que deseen registrarse ante la OEA:

• Deberá de gozar de reconocida reputación y representatividad en su esfera particular de competencia.

• Debe contar con mecanismos apropiados para que sus autoridades rindan cuentas a los miembros y sean controlados por estos.

• Tener representación legal, un Director General, y una sede oficial.

• Los recursos para financiar sus objetivos deben ser obtenidos a través de entidades afiliadas o particulares.

• Tener una estructura institucional y financiera transparente.

• Presentar una estructura financiera e institucional con cierto grado de independencia.

• La sede principal o las actividades de la organización no pueden estar en cualquier territorio respecto del cual exista una disputa entre un Estado miembro de la OEA y un Estado fuera del Hemisferio.

• Origen Geográfico de los Estados miembros: Con el objetivo de asegurar una representación geográfica equitativa, la comisión tiene como objetivo asegurar el registro de OSC de todos los países Miembros de la OEA. Esto ayudará a proporcionar una participación genuina de grupos de la sociedad civil de todas las regiones del hemisferio

Luego del registro ante la OEA, las organizaciones de la sociedad civil tienen las siguientes responsabilidades:

• Responder preguntas de los órganos, agencias, y entidades de la OEA y prestar a estos asesoría cuando sea necesario.

• Diseminar información sobre las actividades de la OEA a los miembros de su organización.

• Presentar a la Secretaría General, antes del 31 de diciembre de cada año,  un reporte que contenga: una síntesis de la participación de la organización en las actividades de la OEA, estados financieros del año corriente y la procedencia de sus fondos y las actividades planeadas para el próximo año.

• Mantener actualizada la información correspondiente a sus miembros directivos.

De acuerdo con las resoluciones CP/RES. 840 y CP/RES. 759, las organizaciones de la sociedad civil que se han registrado ante la OEA tienen derecho a:

• Solicitar borradores de resoluciones de la Asamblea General y hacer observaciones de éstos, de acuerdo al área de interés de la organización interesada.

• Recibir las resoluciones adoptadas en la reunión anual de la Asamblea General de la OEA.

• Sugerir y comentar en la implementación de las resoluciones de la Asamblea General.

• Recibir una identificación especial que permita la entrada a la Asamblea General y a otras sesiones organizadas en el ámbito de la OEA.

• Obtener acceso a consultas virtuales y poder examinarlas con el fin de explorar temas e iniciativas de la OEA.

• Obtener acceso a la página de Internet restringida de la OEA que incluye: contactos directos, borradores de resoluciones, y un foro para el intercambio de ideas.

• Auxiliar en el proceso de organización y en la creación de la agenda de una reunión anual patrocinada por el Consejo Permanente que tratará de algún tema de interés para las OSC registradas ante la OEA.

• Ser observador de reuniones públicas del Consejo Permanente, CIDI y sus cuerpos políticos.

• Ingresar a reuniones cerradas al público del Consejo Permanente, al CIDI y sus cuerpos políticos con el permiso del Presidente de la reunión.

• Recibir informes del calendario de reuniones de la OEA y de ser posible hacer saber los temas a discutir de esa reunión.

• Presentar documentos con el propósito de clarificar algunos de los temas presentados en la agenda pública del Consejo Permanente y la CIDI. Para esta aclaración el documento presentado no debe sobrepasar las 2,000 palabras y la Secretaría General se encargara de distribuir tal documento a los Estados Miembros de la OEA.

• Tener la oportunidad de distribuir documentos antes que comiencen las reuniones de las comisiones del Consejo Permanente o del CIDI. Para esto, es necesario tener la previa autorización de la Comisión pertinente y además se otorgará la oportunidad de dar una presentación de los mismos antes de la deliberación.

• Recibir documentos con antelación de las reuniones de los grupos de trabajo y los grupos especializados del Consejo Permanente o del CIDI. Con previa autorización, las OSC pueden presentar una declaración y distribuirla a los Estados Miembros para que estos consideren el asunto en cuestión.