Las organizaciones de la sociedad civil (OCSs) que deseen atender a las sesiones de la Asamblea General de la OEA, deberán enviar una carta a la Secretaría General de la OEA, con copia a la Secretaría de Cumbres de las Américas, al menos con 45 días de anticipación a dicho evento, solicitando el derecho de observar los procedimientos bajo la categoría de "Invitado Especial". Aquellas organizaciones que no estén registradas en la OEA deberán remitir, además de la Carta dirigida al Secretario General de la OEA, los siguientes documentos: Acta constitutiva de la organización, estatutos, informe anual más reciente y misión institucional de su organización.

El plazo, previamente indicado, obedece a que la Secretaría General presentará una lista de las organizaciones que hayan enviado su solicitud al Consejo Permanente para su aprobación al menos 30 días antes de la realización de la Asamblea General. Así mismo, las organizaciones incluídas en esta lista deberán ser autorizadas por el país anfitrión.

Este procedimiento es independiente de cualquier otro proceso de participación de las OSCs en la OEA. Por tanto, aún las OSCs registradas bajo otra modalidad de participación de la OEA, deberán solicitar la categoría de "Invitado Especial" para cada Asamblea General que deseen atender. La solicitud debe ser enviada a:

Secretario General
Organización de Estados Americanos
MNB-20
17^th Street and Constitution Avenue, N.W.
Washington D.C. 20006
EEUU

Durante la Asamblea General se realiza un diálogo entre las OSC, los Ministros de Relaciones Exteriores de los Estados Miembros, y el Secretario General de la OEA.  A partir de la XXXIII Asamblea General los Jefes de Delegación acordaron que este diálogo será institucionalizado.